AnySurfer statuspagina toegankelijkheid
Maak een afspraak

Evenement aanvragen - Voorwaarden en tips

Informatie over het organiseren van een buurtfeest, een sportevenement, een fuif, een wandel- of mountainbiketocht, een kermis, een inleefweek, een festival, een vinkenzetting…

  • Alle openbare evenementen waarbij je openbare ruimte inneemt en/of elektronisch versterkte muziek speelt en/of dat bepaalde risico’s inhoudt moeten aangevraagd worden. Private evenementen moeten dus niet aangevraagd worden. 
  • Twijfel je of je je evenement moet aanvragen? Bekijk dan de evenementenwijzer via de knop rechts.
  • Evenementenaanvragen moeten uiterlijk 2 maanden voor het plaatsvinden van het evenement aangevraagd worden.
  • Wielerwedstrijden moeten uiterlijk 14 dagen voor het evenement aangevraagd worden.
  • Organiseer je een nieuw evenement met veiligheidsrisico’s of en al gekende evenementen met een nieuwe insteek met grote veiligheidsrisico’s:
    • Grote veiligheidsrisico's zijn o.a.: veel of grote tent(en), meer dan 500 aantal personen tegelijkertijd aanwezig, grote fuif, locatie niet bestemd voor evenement zoals feest in sportzaal,...
    • Minstens 4 maanden voor de gewenste datum van het evenement: melding aan dienst evenementen.
    • In tussentijd mag het evenement nog niet bekendgemaakt worden.
    • De organisator legt vervolgens het idee voor op een overleg met het bestuur, gemeentelijke diensten en veiligheidsdiensten. Dit gebeurt a.d.h.v. voorlopig programma, beschrijving risico-aspecten, idee datum, beschrijving aanpak voorkomen overlast omgeving, beoogde doelgroep, voorlopig inplantingsplan en eventuele vraag naar subsidie of om in aanmerking te komen voor het reglement goede doelen.
    • De organisator krijgt tenslotte al dan niet de toelating om de online evenementenaanvraag in te dienen.
  • De evenementenaanvraag kan je hier indienen. 
  • Let op: vul in de evenementenaanvraag minstens in:
    • basisgegevens evenement - tip i.v.m. adres: kies eerst postcode en van de straatnaam enkel een paar letters typen en kiezen uit de suggesties dus niet de straatnaam volledig zelf typen.
    • gegevens van 2 contactpersonen/verantwoordelijken
    • info rond risico en doelgroep
    • inplantingsplan bij groot evenement en/of parcours bij wandel- of fietstocht
  • Bijlagen kan je aan het einde van de evenementenaanvraag toevoegen.
  • Het parcours, verkeerscirculatieplan of een inplantingsplan met afmetingen, locatie van dranghekkens, drankstanden, in- en uitgangen, af te sluiten straten, eenrichtingsverkeer, parkings... kan je eventueel maken m.b.v. de website https://www.google.be/mymaps/. (handleiding onderaan)
  • Via de evenementenaanvraag worden o.a. volgende vergunningen geregeld: gebruik van openbaar domein, toelating open vuren en afwijking van de geluidsnormen.
  • Evenement opnieuw organiseren? Organiseer je je evenement opnieuw, dan krijg je automatisch enkele maanden voor het evenement een mail met een kopie van het dossier van vorig jaar. Wil je al vroeger je aanvraag indienen, kan je de link vragen per mail aan evenementen@zedelgem.be.
  • Dienst evenementen behandelt de aanvraag en vraagt advies/toelating aan de betrokken diensten en veiligheidsdiensten.
  • Bij onduidelijkheden of vragen nemen we contact met je op. 
  • Indien nodig wordt een veiligheidsoverleg met betrokken gemeentelijke dienst(en), betrokken schepenen, burgemeester, de veiligheidsdiensten en de organisator georganiseerd.
  • Indien nodig wordt het evenement voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen.
  • De organisator krijgt tenslotte een mail met de evenementenbrief met de afspraken en vergunningen waarna het evenement mag georganiseerd worden.
  • Op alle evenementen moeten de algemene voorwaarden i.v.m. brandpreventie worden opgevolgd. Deze vind je onderaan terug.
  • Er mogen géén wegwerpbekers meer gebruikt worden. Petflessen en blikjes mogen enkel nog gebruikt worden als minstens 95% gescheiden wordt ingezameld voor recyclage. Bij het gebruik van herbruikbaar materiaal (servies, herbruikbare bekers) moet minstens 90% terug ingezameld worden. 
  • Wegwijzers, voorzien van de naam van de organisatoren en bij voorkeur de datum van het evenement, moeten op milieuvriendelijke wijze aangebracht worden. Gebruik geen onuitwisbare verf, geen nietjes, geen nagels …. Signalisatie mag geen hinder veroorzaken voor derden. Verwijder alles ten laatste 24 uur na de activiteit.
  • Verwijder na de activiteit alle zwerfvuil.
  • NIEUW: De organisator zorgt voor voldoende propere toiletten voor mannen, vrouwen en voor integraal toegankelijk toiletten. Het gebruik van de bestaande openbare toiletten is mogelijk. De organisator is wel verantwoordelijk voor het proper houden van de toiletten tijdens en na het evenement. De organisator kan bij de dienst evenementen vragen om de openingsuren aan te passen.
  • Bak- en braadinrichtingen / open vuur (BBQ – spit) / gasflessen plaats je op minstens 6 meter van gebouwen. Blusmiddelen moeten aanwezig zijn. Bak- en braadinrichtingen met open vlam en barbecues zijn niet toegelaten in dezelfde tent als waar bezoekers aanwezig zijn en zorg dat de installatie niet bereikbaar is door bezoekers, d.m.v. bijvoorbeeld een nadarhekken.
  • Gas- en elektrische installaties die niet conform de veiligheidsreglementering zijn of niet over de vereiste keuringsbewijzen beschikken, zijn verboden. Gasleidingen zijn maximum 5 jaar, maximum 2 meter lang, mogen niet in serie verbonden of opgesplitst worden, mogen niet beschadigd zijn en moeten d.m.v. span- of geperste metalen ringen aangesloten zijn.
  • Alle in-, uit- en nooduitgangen en toegangswegen moeten worden vrijgehouden. Op toegangswegen is er minstens een doorgang van 4 meter, zowel in de breedte als in de hoogte.
  • Indien er activiteiten op een niet-afgesloten openbare weg plaatsvinden, moeten de deelnemers zich houden aan de wegcode. Indien er activiteiten ’s avonds of ’s nachts doorgaan, moeten de deelnemers zichtbaar zijn d.m.v. fluojasjes, (straat)verlichting,…. Plaats bij gevaarlijke oversteekpunten de nodige borden die de deelnemers wijzen op gevaarlijke situaties. Honden mogen mee, maar moeten steeds aangelijnd zijn.
  • Indien het evenement doorgaat in een zaal of tent mag de maximumcapaciteit niet overschreden worden. 
  • Vraag toelating i.v.m. gebruik van of doorgang door niet-openbaar terrein zoals bossen en parken in privaat bezit of in eigendom van Agentschap Natuur en Bos.
  • Hou je aan de wetgeving met betrekking tot minderjarigen inzake zedelijke bescherming en alcoholgebruik.
     
  • Indien er versterkte muziek wordt gespeeld op een evenement, moet een aanvraag gedaan worden om af te wijken van de geluidsnormen via de evenementenaanvraag.
    • Zonder toelating is het maximale toegestane geluidsniveau 85 db(A).
    • Er wordt maximaal een afwijking van de geluidsnormen tot 95 dbA toegekend. Bij bepaalde muziekactiviteiten (open lucht) wordt een afwijking van de geluidsnormen slechts tot 92 dbA toegekend.
    • Einduren die maximaal worden toegestaan: vrijdagavond: 2 uur 's nachts, zaterdagavond: 3 uur 's nachts en zondagavond: 12 uur 's nachts. In december en januari geldt voor buitenactiviteiten een einduur van 1 uur 's nachts.
    • Een toelating wordt niet verleend voor een activiteit in een private inrichting en activiteiten die niet openbaar toegankelijk zijn. Het algemeen politiereglement is dan van toepassing, zie: https://www.zedelgem.be/algemeen-politiereglement.
    • Wanneer er een goedkeuring is om af te wijken van de geluidsnormen, moet een bewonersbrief verspreid worden, moeten de boxen centraal gericht worden, moet het geluidsniveau continu gemeten worden, en moeten de geregistreerde geluidsniveaus één maand bijgehouden worden. Het is aangeraden om (gratis) oordopjes ter beschikking te stellen aan het publiek. De detailvoorwaarden staan in de vergunning.
  • Auteursrecht ("sabam") en billijke vergoeding moeten (indien nodig) zelf aangevraagd worden. Dit verloopt via de website van Unisono: www.unisono.be. (noot: voor activiteiten in de gemeentelijke zalen betaalt gemeente Zedelgem een "jaarvergoeding", dit is niet van toepassing voor activiteiten met een toegangsticket zoals o.a. fuif, optreden, live muziek, deze initiatieven moeten apart aangevraagd worden).
  • Algemene uitleg over geluidsnormen kan je hier nalezen: www.vlaanderen.be/publicaties/geluidsnormen-voor-muziekactiviteiten.
  • Zie de voorwaarden om een veilig evenement te organiseren hierboven onder de titel "waar op letten bij het organiseren van een evenement?"
  • Op alle evenementen moeten de algemene voorwaarden i.v.m. brandpreventie worden opgevolgd. In dit document staat in detail alles uitgelegd, vb. over capaciteit en specifieke voorzieningen bij catering met vuur. Deze vind je onderaan terug.
  • Meer info voor organisatoren die gebruik maken van vrijwilligers die bewakingstaken uitvoeren vind je in de omzendbrief “Private bewaking bij evenementen en festivals” (o.a. voorwaarden voor de organisator en taken en bevoegdheden van de vrijwillige bewakers) en de hieraan gekoppelde “bijlage met voorwaarden” (o.a. voorwaarden waaraan de personen moeten voldoen). Beide documenten vind je onderaan. Wetgeving en een lijst met vergunde ondernemingen en diensten in de private veiligheidssector vind je op https://www.besafe.be/nl. 
  • Springkastelen moeten steeds veilig opgesteld worden. Daarvoor moet de organisator beschermende maatregelen nemen. Dit zijn de belangrijkste:
    • Op de plaatsen waar je kind uit het springkasteel kan vallen, moet een schokdempende ondergrond voorzien zijn. Dat wil zeggen dat je valmatten moet voorzien als het springkasteel binnen staat of op een verharde ondergrond (bij gras is dat niet nodig). Valmatten moeten geplaatst worden voor de open zijde of helemaal rond het springkasteel als er geen dak is. 
    • Om te vermijden dat een kind op een obstakel zou vallen moet er voldoende valruimte zijn rond het springkasteel, vrij van obstakels. 
    • Een springkasteel dat buiten staat, moet stevig verankerd zijn aan de ondergrond zodat het niet kan verschuiven of omvallen door hevig springen of de wind.
    • De blazer moet steeds goed afgeschermd zijn van het publiek zodat een kind er niet aan kan. 
    • Onbewaakte springkastelen zijn niet toegestaan. Er moet steeds toezicht zijn op de springkastelen.
  • Bepaalde organisatoren kunnen een gratis verzekering afsluiten voor vrijwilligers. Zie https://www.vlaanderen.be/gratis-verzekering-voor-vrijwilligers.
  • Schenk geen alcohol aan personen jonger dan 16 jaar en geen sterke drank aan minderjarigen. Op www.vad.be en https://ikorganiseer.be/ vind je meer informatie zoals wetgeving en affiches. Onderaan vind je een affiche die je kan ophangen op je evenement.
  • Bij evenementen georganiseerd door commerciële organisaties en particulieren met gebruik van inname openbaar domein is het retributiereglement "Belasting op het gebruik van het openbaar domein" van toepassing. Dit reglement vind je onderaan terug.
  • Een evenement met een goede toegankelijkheid voor personen met een beperking is voor iedereen een pluspunt. Neem daarom ook maatregelen om je evenement toegankelijker te maken. Enkele voorbeelden: een verlaagde bar, rolstoeltoegankelijke toiletten, een tent zonder richel, assistentie aanbieden, prikkelarme activiteiten, tolken of audiodescriptie, voorbehouden zones,... Meer tips vind je op de website https://www.inter.vlaanderen/voorwie/organisator. 
  • Evenementen op openbaar domein die wensen gebruikt te maken van water moeten zelf tijdig contact opnemen met De Watergroep. Zedelgemse verenigingen kunnen via de uitleendienst een hydrant vragen: uitleen@zedelgem.be. Elektriciteit via een lantaarnpaal kan aangevraagd worden aan Fluvius.
  • Aan erkende verenigingen van Zedelgem wordt een kopiedienst verleend. Dit gebeurt in een van de bibliotheken. Neem contact op met de hoofdbibliotheek voor de aanmaak van een badge. Meer info vind je terug in het reglement onderaan.
  • Wil je graag de pers uitnodigen op je evenement? Vind de perslijst onderaan op deze pagina: https://www.zedelgem.be/communicatie.
  • Maak je evenement ook steeds bekend op www.uitinvlaanderen.be. Deze website bundelt alle soorten grote en kleine vrijetijdsactiviteiten. 
  • Een evenement georganiseerd door Zedelgemse vereniging of organisatie kan ook bekendgemaakt worden via de gemeentelijke communicatiekanalen, zoals het maandelijkse Zedelgem Magazine of de activiteitenkalender https://www.zedelgem.be/kalender. Bezorg ruim een maand op voorhand volgende info aan communicatie@zedelgem.be: naam evenement, korte omschrijving, locatie, datum, naam organisator, contactgegevens, info over bestellen of inschrijven en eventueel een folder of afbeelding.
  • Mag je als vereniging zomaar een foto van iemand nemen en online plaatsen? Onderaan vind je een document met uitleg over de GDPR-wetgeving (General Data Protection Regulation of de algemene verordening gegevensbescherming) over het publiceren van foto's.
  • Extra tips en hulp nodig voor het werken met vrijwilligers? Ga naar de website: https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/.
  • Tips nodig over hoe om te gaan met alcohol, roken, EHBO,... op je evenement? Kortom alles om een gezond evenement te organiseren. Ga naar de website: https://www.gezondleven.be/gezonde-evenementen. 

Documenten

Vragen? Contacteer ons

Dienst Evenementen

evenementen@zedelgem.be Pater Amaat Vynckeplein 1, 8210 Zedelgem 050 28 83 30