Privacyverklaring

Uw privacy is belangrijk voor ons

Om een goede dienstverlening te kunnen garanderen, worden er persoonsgegevens van u verwerkt door de gemeente Zedelgem en het OCMW Zedelgem, gevestigd Pater Amaat Vynckeplein 1, 8210 Zedelgem (hierna samen ‘het lokaal bestuur’ genoemd).

Het lokaal bestuur vindt de bescherming van uw privacy belangrijk. Daarom voeren we een privacybeleid om vertrouwelijk en zorgvuldig om te gaan met uw gegevens. Onze diensten en medewerkers zullen dan ook discreet en integer omgaan met uw informatie en zullen uw persoonsgegevens enkel verwerken op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.  

Deze verklaring heeft tot doel u te informeren over de wijze waarop het lokaal bestuur uw persoonsgegevens via verschillende kanalen verkrijgt of verzamelt, waarom we deze gegevens verzamelen, wat we ermee doen en hoe we ermee omgaan. Deze privacyverklaring is van toepassing op de inwoners van de gemeente Zedelgem, de bezoekers van onze websites en elke natuurlijke persoon die in contact treedt met de gemeente en/ of het OCMW. Bij het verwerken van uw persoonsgegevens, wordt de geldende Europese en nationale privacyregelgeving gerespecteerd, met name onder meer:

  • De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming van 25 mei 2018 (ook AVG of GDPR genoemd);
  • De Belgische Kaderwet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en het bijhorende uitvoeringsbesluit.

Het lokaal bestuur verbindt zich ertoe deze wetgeving toe te passen op al onze verwerkingsactiviteiten en met respect voor uw individuele rechten. Lees deze privacyverklaring aandachtig want ze bevat belangrijke informatie.

 

Welke persoonsgegevens verwerkt het lokaal bestuur?

Een persoonsgegeven is elke informatie over een natuurlijk persoon die toelaat om iemand rechtstreeks of onrechtstreeks te identificeren. Het lokaal bestuur verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens:

  • Identificatiegegevens: persoonsgegevens waarmee we u kunnen identificeren (naam, voornaam, geboortedatum, geslacht, taalvoorkeur, foto’s, …);
  • Contactgegevens: gegevens om contact te kunnen opnemen met u (telefoonnummer, adres, e-mailadres, …);
  • Familiale gegevens: informatie m.b.t. uw gezinssamenstelling, burgerlijke staat, aantal personen ten laste, …;
  • Informatie over opleidingen: opleidingsniveau, diploma’s, kwalificaties, schoolloopbaan, …;
  • Informatie betreffende tewerkstelling: informatie over uw loopbaan, referenties, huidige werkgever, pensioen- en verzekeringsinformatie, …;
  • Gedragsgegevens: deze categorie omvat de gegevens omtrent uw gebruik van de website (taalvoorkeur, cookies, logs van uw activiteiten, persoonlijke interesses, …). Meer informatie over het gebruik van cookies op onze website, kan u terugvinden in ons cookiebeleid;
  • Connectie-informatie: hieronder vallen de gegevens die worden verzameld als u gebruik maakt van onze digitale diensten (website, digitaal loket, enz.). Hiermee kunnen we deze toepassingen beveiligen en u een optimale ondersteuning bieden voor onze digitale diensten (gebruikersnamen (bv. gezinsaccount op de website), IP-adres, toestelinformatie, …);
  • Rijksregisternummer;
  • Financiële gegevens: informatie nodig voor het afhandelen van betalende diensten en voor de diensten waarbij het lokaal bestuur optreedt als betaler (rekeningnummers, openstaande saldo’s, …);

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens (‘gevoelige gegevens’): voor sommige diensten verzamelt het lokaal bestuur bijzondere persoonsgegevens. Deze informatie zal enkel worden verzameld voor specifieke doeleinden en voor zover het verzamelen en verwerken van deze informatie wordt toegestaan door wetgeving of gebeurt op basis van uw toestemming (gezondheidsinformatie bv. voor een parkeerkaart voor mindervaliden, gegevens uit het strafregister, informatie over iemands seksuele gerichtheid die afgeleid kan worden van iemands burgerlijke staat, …).

Op welke basis verwerkt het lokaal bestuur uw persoonsgegevens?

Het lokaal bestuur verwerkt enkel persoonsgegevens indien daar een rechtmatige basis voor is. De verwerking van uw persoonsgegevens zal dus enkel plaatsvinden:

  • Als het lokaal bestuur uw toestemming heeft gekregen om ze te mogen verwerken; Informatie over het intrekken van uw toestemming, kunt u terugvinden onder ‘Welke rechten heeft u en hoe kan u deze uitoefenen?’.
  • Ter uitvoering van een overeenkomst/ contractuele verplichting of ter voorbereiding van een contract met het lokaal bestuur;
  • Indien dit noodzakelijk is voor het vervullen van wettelijke verplichtingen waarmee het lokaal bestuur belast is;
  • Indien dit noodzakelijk is voor het vervullen van een taak van algemeen belang of een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan het lokaal bestuur is opgedragen; 
  • Indien dit van vitaal belang is voor de betrokkene (bv. wanneer een betrokkene in levensgevaar is).

Voor welke doeleinden verwerkt het lokaal bestuur uw persoonsgegevens?

Het lokaal bestuur gebruikt steeds enkel die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van een goede dienstverlening. Uw gegevens worden enkel verwerkt op een wijze die verenigbaar is met de vooraf bepaalde doeleinden waarvoor de gegevens in eerste instantie werden verzameld. Indien het lokaal bestuur uw persoonsgegevens toch wil verwerken voor een ander doeleinde dan waarvoor de gegevens in eerste instantie werden verzameld, zal hiervoor steeds uw uitdrukkelijke toestemming gevraagd worden. De doelstellingen waarvoor het lokaal bestuur uw persoonsgegevens nodig heeft, zijn:

  • Het verstrekken van een optimale dienstverlening. De gemeente verwerkt persoonsgegevens voor de uitvoering van de verschillende gemeentelijke taken. Het OCMW verwerkt dan weer persoonsgegevens voor de uitvoering van verschillende bij wet toegekende opdrachten. Om een goede dienstverlening te kunnen leveren, zijn bepaalde persoonsgegevens nodig. Enkel de informatie die noodzakelijk is om die dienstverlening te kunnen verstrekken, zal worden verwerkt. De gegevens die nodig zijn, hangt af van de dienst die wordt geleverd. Wanneer er geen wettelijke bepaling bestaat voor het verlenen van de dienst, zal de verwerking van uw gegevens steeds gebeuren op basis van uw toestemming.
  • Het onderhouden van contacten en interacties met inwoners van Zedelgem en andere personen
    • Het lokaal bestuur gebruikt persoonsgegevens om u te kunnen identificeren en te contacteren, om u te informeren, uw aanvragen te behandelen of vragen te beantwoorden. Aanvragen en andere vragen worden geregistreerd in de systemen van het lokaal bestuur, zodat hier later gemakkelijk naar teruggekoppeld kan worden indien nodig. Wanneer er geen wettelijke bepaling bestaat om contact op te nemen, zal de verwerking van uw persoonsgegevens steeds gebeuren op basis van uw toestemming. 
    • Het lokaal bestuur verzamelt ook contactgegevens van prospects, relaties, partners, enz. om eventuele samenwerkingen en opportuniteiten mogelijk te maken. Deze gegevens worden verzameld op grond van toestemming. 
    • Ten slotte worden ook gegevens van sollicitanten bijgehouden met als doel het doorlopen van de sollicitatieprocedure. Met de toestemming van de sollicitant worden deze gegevens verwerkt voor voor eventueel toekomstige vacatures binnen onze organisaties. Een reactie op onze vacature geldt als de actieve handeling waarbij de sollicitant zijn/ haar geïnformeerde, vrije, specifieke en ondubbelzinnige toestemming geeft voor de verwerking van uw gegevens.
  • Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. De dienstverlening en bijbehorende verwerking van persoonsgegevens is in vele gevallen wettelijke bepaald. Als u bv. een vergunning, financiële tegemoetkoming, subsidie of een voorziening aanvraagt, worden uw persoonsgegevens verzameld  en bewaard. 
  • Het informeren en op de hoogte houden van inwoners en andere personen. Het lokaal bestuur verstuurt nieuwsbrieven (bv. de nieuwsbrief Vrije Tijd), brochures met informatie, flyers over bepaalde activiteiten en andere communicatie. Dit gebeurt telkens op basis van uw toestemming.
  • Voor de organisatie van evenementen. Het lokaal bestuur zal uw persoonsgegevens gebruiken wanneer ze evenementen organiseert (bij de inschrijving voor deze evenementen, om de inwoners voor deze evenementen uit te nodigen, om accurate informatie over het evenement te bezorgen) en voor de administratieve afhandeling die hierbij komt kijken (om tickets voor het evenement op te sturen, voor het veilig verloop van het evenement, ...). Het versturen van uitnodigingen en het inschrijven voor evenementen gebeurt op basis van uw toestemming.

Technische gegevens en cookies. Technische gegevens worden door ons via de website ingezameld en verwerkt voor statistische doeleinden en voor de verdere verbetering van onze dienstverlening naar u toe. Wij verwerken deze technische gegevens op basis van het algemeen belang om onze dienstverlening te verbeteren. Meer informatie omtrent het gebruik van cookies, is terug te vinden in ons cookiebeleid.

Hoe lang bewaart het lokaal bestuur uw persoonsgegevens?

Het lokaal bestuur neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Eén van deze maatregelen is om uw gegevens niet langer te bewaren dan strikt noodzakelijk voor de uitvoering en administratieve afhandeling van de geboden en gefaciliteerde diensten, voor de uitvoering van een overeenkomst of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. 

Bepaalde bewaartermijnen worden echter bij wet bepaald. De wettelijk vastgelegde bewaartermijnen kunnen geraadpleegd worden in de archiefselectielijsten beschikbaar bij het Rijksarchief. 

We garanderen dat het lokaal bestuur slechts beperkte toegang tot gearchiveerde gegevens biedt, en nadat de bewaartermijn verstreken is, uw persoonsgegevens verwijderd of anoniem gemaakt worden. Bij het maken en bijhouden van statistieken, worden uw persoonsgegevens steeds geanonimiseerd.

Persoonsgegevens kunnen gedurende een langere periode bewaard worden als ze uitsluitend worden verwerkt voor archiveringsdoeleinden van openbaar belang, voor historisch of wetenschappelijk onderzoek of voor statistische doeleinden (conform art. 89 AVG) . 

Wat betreft de nieuwsbrieven en andere communicatie, worden uw persoonsgegevens bewaard zolang u bent ingeschreven op die communicatie. Om uit de database te worden verwijderd kan u zich uitschrijven via de link onderaan de communicatie.

Persoonsgegevens gerelateerd aan de sollicitatieprocedures worden maximaal 1 jaar na de eerste inschrijving bijgehouden tenzij er specifiek vermelding is van een wervingsreserve met een andere termijn.

Hoe beveiligt het lokaal bestuur uw persoonsgegevens?

Het lokaal bestuur behandelt uw persoonsgegevens vertrouwelijk en met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Het lokaal bestuur beveiligt haar systemen – naar redelijkheid – tegen verlies en/of tegen enige vorm van onrechtmatig gebruik of verwerking. Het lokaal bestuur maakt daarbij gebruik van passende technische en organisatorische maatregelen, rekening houdend met de stand van de techniek. Uw gegevens zijn adequaat beveiligd conform de geldende privacywet- en regelgeving. De door u verstrekte persoonsgegevens  staan op servers die zich in gecontroleerde en beveiligde omgevingen bevinden. Daarnaast gaan onze medewerkers discreet om met uw persoonsgegevens en controleren ze of deze gegevens correct en volledig zijn.

Onverminderd de voormelde inspanningen dient u er zich van bewust te zijn dat er steeds een risico is verbonden aan het verzenden van persoonsgegevens over het internet. Wij kunnen dan ook de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens nooit volledig garanderen.

Doorgifte van uw persoonsgegevens aan derde partijen

Persoonsgegevens worden in de regel niet openbaar gemaakt, verkocht of doorgegeven aan andere organisaties, behalve om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, in geval van uitdrukkelijk verzoek van de gerechtelijke autoriteiten of politiediensten of met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene. In het uitzonderlijke geval dat het lokaal bestuur persoonsgegevens doorgeeft aan andere organisaties, wordt dit expliciet vermeld voorafgaand aan de doorgifte van de gegevens. In die gevallen worden ook steeds de noodzakelijke overeenkomsten of protocollen afgesloten. 

Dankzij de wetgeving Openbaarheid van Bestuur kunnen derden een verzoek om informatie indienen bij de gemeente. Daarbij worden uw gegevens in principe niet vrijgegeven, tenzij dit wettelijk verplicht is. In elk geval wordt het verzoek altijd getoetst aan de geldende privacywetgeving.

Persoonsgegevens kunnen echter wel worden gedeeld met verwerkers waaraan het lokaal bestuur bepaalde verwerkingsactiviteiten heeft uitbesteed. In dit geval wordt er altijd een verwerkingsovereenkomst gesloten tussen het lokaal bestuur en de verwerker, om ervoor te zorgen dat de verwerker dezelfde waarborgen biedt i.v.m. gegevensbescherming als het lokaal bestuur. We zorgen ervoor dat de persoonsgegevens alleen worden verwerkt door de verwerkers in overeenstemming met het vooraf bepaalde doeleinde waarvoor de gegevens zijn verzameld. De verwerker is verplicht zich te houden aan alle wettelijke (privacy-)verplichtingen en de instructies van het lokaal bestuur.

Soms verkoopt gemeente Zedelgem tickets in naam van derde partijen (organisatoren). Wij bezorgen enkel uw contactgegevens aan de organisator van het evenement waarvoor u tickets kocht. Wij adviseren u om de privacyverklaring van de desbetreffende organisatoren te raadplegen op hun website.

Met betrekking tot de internationale overdracht van persoonsgegevens en verwerking buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden persoonsgegevens enkel overgedragen aan andere organisaties wanneer dit wordt voorgeschreven door, of toegestaan op grond van toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. We garanderen passende waarborgen, zodat uw rechten ook buiten de EER worden geëerbiedigd in overeenstemming met een adequaat niveau van gegevensbescherming. Er wordt van de gegevensontvanger geëist dat ook deze passende garanties biedt. Persoonsgegevens blijven altijd beschermd in overeenstemming met de vereisten die zijn vastgelegd in de wetgeving van de EU en de lidstaten.

Welke rechten heeft u en hoe kan u deze uitoefenen?

De AVG verleent u een aantal rechten m.b.t. de verwerking van uw persoonsgegevens. Deze rechten kunt u te allen tijde uitoefenen bij het lokaal bestuur. Deze rechten zijn:

  1. Het recht om uw toestemming in te trekken.
    U heeft te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken indien de verwerking van gegevens op basis van toestemming gebeurt. Let wel, het intrekken van uw toestemming zal niets afdoen aan de rechtmatigheid van de verwerkingen die gebeurden vóór de intrekking van uw toestemming. 
  2. Het recht om uw persoonsgegevens in te kijken
    U heeft recht op inzage in de persoonsgegevens die het lokaal bestuur over u verwerkt. Wanneer u uw recht op inzage uitoefent zal het lokaal bestuur u een zo volledig mogelijk overzicht bezorgen van uw persoonsgegevens. 
  3. Het recht om uw persoonsgegevens te laten verbeteren
    Indien uw persoonsgegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn, heeft u steeds recht om deze te laten aanpassen. Het aanpassen van persoonsgegevens kan wel gelinkt zijn aan contractuele of wettelijke beperkingen waardoor het soms niet mogelijk is om gegevens aan te passen.
  4. Het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen
    Indien u vermoedt dat het lokaal bestuur bepaalde persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt, dan kan u vragen om deze te verwijderen. Het verwijderen van persoonsgegevens is echter soms niet mogelijk omwille van contractuele verplichtingen, wettelijke bepalingen en/ of algemene belangen van het lokaal bestuur.
  5. Het recht van bezwaar                                                                                                        U heeft het recht om bezwaar in te dienen tegen het verwerken van uw persoonsgegevens door het lokaal bestuur. Dit recht is echter niet van toepassing voor communicatie in het kader van contractuele afspraken of wettelijke verplichtingen.
  6. Het recht tot beperking van de verwerking                                                             U heeft het recht om te verzoeken de verwerking van uw gegevens te beperken. In dat geval blijft het lokaal bestuur uw gegevens bewaren, maar wordt het gebruik ervan ingeperkt in overeenstemming met uw verzoek. Deze aanvraag kan worden ingediend wanneer bv. u merkt dat uw persoonsgegevens onjuist zijn, in afwachting van de rectificatie ervan. Er wordt enkel tegemoet gekomen aan deze verzoeken in de gevallen die door de wet zijn bepaald.
  7. Het recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens
    U heeft het recht om te vragen om persoonsgegevens die u zelf heeft verstrekt aan het lokaal bestuur over te dragen aan uzelf of rechtstreeks aan een derde partij, in een gangbare, gestructureerde en digitaal leesbare vorm.
  8. Het recht om een klacht in te dienen
    Indien u van mening bent dat het lokaal bestuur niet voldoet aan de geldende Belgische en Europese privacywetgeving, heeft u ook steeds het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteiten (de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC) of de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)). De manier waarop u een klacht digitaal kan indienen, wordt beschreven op de website van de VTC en de website van de GBA. Klachten kunnen ook per post verstuurd worden:
    - VTC: Vlaamse Toezichtcommissie, Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel
    - GBA: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Rechten uitoefenen
Wanneer u één van uw rechten wenst uit te oefenen ten aanzien van het lokaal bestuur, kan u een e-mail versturen naar privacy@zedelgem.be. Wij zullen alle redelijke inspanningen leveren om uw verzoek in te willigen. 

Als de aanvraag onvoldoende informatie bevat, kan een medewerker van het lokaal bestuur bijkomende informatie opvragen. U zult altijd uw identiteit moeten aantonen voor uw verzoek tot uitoefening van uw rechten zal worden behandeld.

Elke aanvraag wordt correct en zorgvuldig behandeld binnen een termijn van één maand na de ontvangst door het lokaal bestuur van alle relevante informatie. Deze termijn kan eventueel verlengd worden met twee maanden, rekening houdend met o.m. de complexiteit en het aantal verzoeken. Ingeval van verlenging van de termijn, wordt u hiervan binnen de maand op de hoogte gebracht, inclusief over de redenen van de verlenging. Het verstrekken van deze informatie gebeurt kosteloos.

Wijziging aan deze privacyverklaring

Het lokaal bestuur kan deze verklaring van tijd tot tijd aanpassen of bewerken om wijzigingen in onze werkwijze m.b.t. de verwerking van persoonsgegevens of wijzigingen in toepasselijke wetgeving weer te geven. We doen dit door de bijgewerkte versie op onze website te plaatsen.

Contact

Indien u vragen heeft omtrent deze privacyverklaring kan u zich steeds richten tot de functionaris voor gegevensbescherming van het lokaal bestuur:   

E-mail: privacy@zedelgem.be

T.a.v. Gemeente Zedelgem, Pater Amaat Vynckeplein 1, 8210 Zedelgem

T 050 28 83 30 - F 050 20 82 28