Een gemeentelijke receptie duurt gemiddeld 1,5 uur. Er moet tijd beschikbaar zijn in de zaal voor op- en afbouw op een weekdag, en de receptie wordt bij voorkeur niet op een zondag georganiseerd. Indien er voor of na de de receptie nog een activiteit/feest/maaltijd… georganiseerd wordt, staat de organisator zelf in voor het klaarzetten, opruimen en opkuisen van de zaal, en is er een kostprijs verbonden aan het gebruik van de gemeentelijke zaal;
We vragen om met inschrijvingen te werken om beter zicht te hebben op het aantal verwachtte personen. Bij een receptie voor een bijeenkomst voor **-jarigen mogen maximum 100 personen aanwezig zijn. Bij een receptie voor een bijeenkomst voor jubilerende verenigingen mogen maximum 300 personen aanwezig zijn. Bovendien wordt er vanaf 100 aanwezige personen aan de vereniging gevraagd om actief mee te helpen bij de bediening. Geef ten laatste 1 week voor de receptie het definitieve aantal personen door aan dienst evenementen (evenementen@zedelgem.be of 050 288 330).
Bij elke gemeentelijke receptie nodigen wij het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad uit. Bezorg de uitnodiging via evenementen@zedelgem.be. Op de uitnodiging staat steeds de zin "deze receptie wordt aangeboden door gemeente Zedelgem" en het logo van gemeente Zedelgem. U kan zelf de pers uitnodigen, op www.zedelgem.be/communicatie vindt u onderaan een document met contactgegevens van de pers. Bij elke gemeentelijke receptie hoort een officieel woordje van de burgemeester. Stem de details hiervoor tijdig af via secretariaat@zedelgem.be. De organisatoren voorzien een praattafel (of receptietafel) en micro (niet nodig indien minder dan 50 aanwezigen).
Er wordt Zilleghems Leeuwbier (blond en bruin), witte wijn, fruitsap, water en chips voorzien.
